Neprístupný dokument, nutné prihlásenie
Input:

Smernica upravujúca používanie telefónov v účtovnej jednotke

8.6.2018, , Zdroj: Verlag Dashöfer

3.1.24 Telefóny

3.1.24.1 Smernica upravujúca používanie telefónov v účtovnej jednotke

Ing. Tamara Jávorková; JUDr. Juraj Mezei, PhD., Ing. Viera Mezeiová


Stiahnuť dokument

Názov účtovnej jednotky 
(adresa, IČO)
   
    
Názov smernice   Používanie telefónov v účtovnej jednotke   
Prílohy       
Číslo smernice       
Rozsah platnosti       
Za správnosť smernice zodpovedá       
Za dodržiavanie smernice zodpovedá       
Platnosť smernice pre obdobie       
Schválil       


volania do mesta príp. medzimestské hovory sa týkajú účtovnej jednotky, ktorá má samostatné telefónne linky.

Článok I 

Všeobecné ustanovenia

Účelom smernice je sledovanie nákladov na telefonovanie z priamych liniek, využívanie mobilných operátorov.

Právna úprava

Zákon NR SR č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov:

1. Nepriamo: § 19 ods. 1 zákona 595/2003 Z.z.:

1. Ak výšku výdavku (nákladu) limituje osobitný predpis, preukázaný výdavok (náklad) možno zahrnúť do daňových výdavkov najviac do výšky tohto limitu. Ak výšku výdavku (nákladu) limituje tento zákon alebo jeho zahrnutie v zdaňovacom období upravuje tento zákon v inej výške ako osobitný predpis, preukázaný výdavok (náklad) možno zahrnúť do daňových výdavkov len v rozsahu a za podmienok ustanovených v tomto zákone. Ak výšku výdavku (nákladu) limituje tento zákon výškou dosiahnutého príjmu alebo výškou príjmu z prijatej úhrady, uplatní sa výdavok (náklad) alebo jeho časť do daňových výdavkov v tom zdaňovacom období, v ktorom bol dosiahnutý príjem alebo prijatá úhrada.

2. Nepriamo § 19 ods. 3 písm. g) zákona č. 595/2003 Z.z.škody nezavinené daňovníkom:

1. vzniknuté v dôsledku živelnej pohromy, napríklad zemetrasenia, povodne, krupobitia, lavíny alebo blesku,

2. spôsobené neznámym páchateľom v zdaňovacom období, v ktorom bola táto skutočnosť potvrdená políciou,

3. Nepriamo: § 21 ods. 1) zákona č. 595/2003 Z.z.:

Daňovými výdavkami nie sú výdavky (náklady), ktoré nesúvisia so zdaniteľným príjmom, aj keď tieto výdavky (náklady) daňovník účtoval, 1) výdavky (náklady), ktorých vynaloženie na daňové účely nie je dostatočne preukázané.

Článok II 
Používanie mobilných telefónov

Mobilný telefón:

a. využívanie mobilov na kartu: nárok na mobilný telefón s kartou majú zamestnanci, ktorí sa často pohybujú za úradnými či inými povinnosťami (styk s bankou, vodiči, vedúci dielní, prevádzkar, resp. osoba s častým pohybom po objektoch účtovnej jednotky, alebo osoba, o ktorej rozhodne vedúci pracoviska)*).

b. využívanie mobilov na faktúru: nárok na mobilný telefón majú zamestnanci (ako diaľkoví vodiči), vedúci zamestnanci (riaditeľ, jeho zástupca, vedúci oddelení resp. iných organizačných útvarov), spoločníci a majiteľ účtovnej jednotky z dôvodov jej operatívneho riadenia. V prípade straty mobilného telefónu obstaraného za paušálnu sumu, napr. 1 €, sa suma náhrady za jeho stratu stanoví na základe uzavretej zmluvy na používanie paušálu s telefónom a zostávajúcej doby do skončenia paušálu, prípadne vo výške obstarania nového telefónu ( uvedie sa konkrétny spôsob).

Zodpovednosť a zúčtovanie kariet do mobilov:

Za mobil a kartu zodpovedá zamestnanec (v prípade pridelenia jednotlivej osobe), príp. viacerí zamestnanci (v prípade, že mobil je odnímateľný a priraďovaný rôznym zamestnancom, tzv. spoločný mobil). Zodpovednosť za mobil a kartu preberá (potvrdzuje) zamestnanec svojím podpisom. Zamestnanec pri spoločnom mobile nahlási zostávajúci kredit na karte pri jeho odovzdávaní. Kredit je možné čerpať výlučne pre potreby účtovnej jednotky. Súkromné hovory je zamestnanec povinný nahlásiť a uhradiť vo výške zodpovedajúcej sume 0,20 €/ min. Zodpovedný zamestnanec je povinný zabezpečiť doplnenie kreditu, ak zostávajúci kredit klesne pod 3,30 €/ min. V prípade straty mobilu s kartou je zamestnanec povinný túto skutočnosť bezodkladne nahlásiť vedúcemu pracoviska. Zamestnanec je povinný vzniknutú škodu uhradiť do 10 dní po nahlásení straty. Výška škody za mobilný telefón sa stanovuje nasledovne: Obstarávacia cena mobilu – (obstarávacia cena / 48* počet mesiacov jeho používania)*); v prípade mobilu staršieho ako 48 mesiacov zamestnanec uhradí paušálnu náhradu vo výške 3,50 €. Výška škody za telefónnu kartu sa stanovuje na sumu zostávajúceho kreditu (podľa záznamu pri spoločnom využívaní); pri individuálnom využívaní – v plnej výške zakúpenej karty (bez ohľadu na zostávajúci kredit). Táto povinnosť náhrady škody neplatí v prípade dokázaného násilného prepadnutia zamestnanca, havárie a pod.;

Zodpovednosť a zúčtovanie mobilov:

Za mobilný telefón zodpovedajú uvedení zamestnanci individuálne. Súkromné hovory podľa výpisu od mobilného operátora sú hradené účtovnou jednotkou vo výške zodpovedajúcej max. 1 minúte*) za pracovný deň*) (operatívne zmeny pre chod rodiny)*). Prekročený limit hovorov zamestnanec uhradí v hotovosti najneskôr do konca nasledujúceho mesiaca (prípadne zrážkou zo mzdy za zúčtovacie obdobie). Pri strate mobilného telefónu platia ustanovenia bodu a).

Za vedenie evidencie o odovzdaní a vrátení mobilu s kartou, ako aj evidencie súkromných hovorov zodpovedá zodpovedný pracovník (vedúci prevádzkar, vedúci smeny). Ak je neprehľadná alebo nedostatočná evidencia, nezrovnalosti z nej vyplývajúce znáša on. Pre evidenciu sa pre zjednodušene uvádza menovitá hodnota kupónu, v časti „Poznámka” sa uvedie „s DPH” alebo „bez DPH” *)

Článok III 
Používanie pevnej linky

Pevná linka:

a. s centrálou (operátor/ka) - Zodpovedný zamestnanec (operátor/ka) vedie knihu objednaných hovorov s menom objednávateľa (zamestnanca) a volaného čísla (s poznámkou, či ide o súkromný alebo úradný hovor). Zamestnanec má nárok (v odôvodnených prípadoch) na 1 súkromný hovor za deň do 3 minút*) bez povinnosti úhrady, ostatné súkromné hovory je povinný uhradiť podľa prevolaných minút*). Za odôvodnené hovory sa považujú: choroby alebo úmrtie člena rodiny, príp. nečakané predĺženie pracovnej smeny a pod. *)

b. priame linky sú zabudované u vedúcich oddelení / vo vybraných miestnostiach - platí obdobný postup ako v písmene a) – t.j. za sledovanie hovorov z priamej linky zodpovedá osoba, v miestnosti ktorej sa linka nachádza; vedie resp. eviduje v osobitnej knihe počty a charakteristiku hovorov spolu s menom volajúceho*). Pravidlá a povinnosti úhrad sú zhodné s bodom a)*).

Komentár: 

Poznámky označené*) znamenajú, že účtovná jednotka si zvolí vlastné pravidlá podľa svojich skúseností alebo možností, alebo alternatívne.

Článok IV 
Spôsob účtovania telefónov

Pre účtovanie o telefónnych kartách platí účtovanie ako o ceninách (podobne ako známky, kolky atď.).

Pre účtovanie o ceninách stanovujem tento účtový rozvrh:(príklad)

211/1 - Pokladnica v EUR   343/9 – DPH (nákup – tuzemsko)   
213/11 - Známky   343/19 – DPH (predaj tuzemsko)   
213/12 - Známky   501/11 – Mobilný telefón   
213/21 – Tel. karta/ automat   501/12 – Mobilný telefón   
213/22 – Tel. karta / mobil   518/03 - Poštovné   

Modelový príklad účtovania:

P.č.    Text (účtovný prípad)        €    MD       
1.    Prevod začiatočného stavu:                 
a) kolkov (2 ks po 3,50 EUR)     7,00     213/31     701     
b) známok (5 ks po 0,35 EUR)     1,75     213/12     701     
c) pokladnice (16,60 EUR)     16,60     211/1     701     
2.   a) preúčtovanie na analytický účet známok         1,75     213/10     213/12     
b) preúčtovanie na analytický účet kolkov         7,00     213/30     213/31     
c) preúčtovanie na analytický účet pokladnice       16,60     211/01     211/1     
3.   Nákup poštových známok v hotovosti:     
a) menovitá hodnota 0,23 EUR (10 ks)         2,30     213/11     211/1     
b) menovitá hodnota 0,66 EUR (5 ks)         3,30     213/12     211/1     
4.   Nákup 5 telefónnych kariet do verejného telefónneho automatu (po 3,30 EUR)         16,50     213/21     211/1     
5.   Výdaj 2 telefónnych kariet do telefónneho automatu         6,60     335/02     213/21     
6.       
a) spotreba poštových známok (3 ks po 0,23 €) (podľa evidencie, spravidla po skončení mesiaca)         0,69     518/03     213/11     
b) odpis nepoužiteľných 2 ks kolkov         6,64     569/02     213/10     
c) odpis nepoužiteľných známok (5 ks)         1,66     569/02     213/10     
7.   Nákup kolkov v menovitej hodnote:                     
a) 2 EUR (5 ks)         10,00     213/31     211/1     
b) 5 EUR (3 ks)         15,00     213/31     211/1     
c) 150 EUR (2 ks)         300,00     213/32     211/1     
8.   Nákup kupónov do mobilov (od neplatiteľa DPH):                     
a) 3 ks XXX (po 10 EUR)         30,00     213/22     211/1     
b) 2 ks YYY (po 9 EUR)         18,00     213/23     211/1     
9.   Výdaj kupónov zamestnancom:                     
a) 1 ks EASY         10,00     335/01     213/22     
b) 1 ks PRIMA         9,00     335/01     213/23     
10.   Zúčtovanie odovzdaného kupónu XXX:         
a) prevolané súkromné hovory – 4 min. (x 0,20 EUR podľa tejto smernice)         0,80     335/02     335/01     
b) hovory pre potreby spoločnosti (ostatné)         9,20     518/12     335/01     
11.   Úhrada od zamestnanca za súkromné hovory v hotovosti         0,80     211/1     335/02     
12.   Obstaranie mobilu (značka) – september 2013:         
a) obstarávacia cena         299,00     501/11     211/1     
b) DPH 20 %         59,80     343/9     211/1     
13.   Obstaranie telefónnej karty do mobilu / YYY:                     
a) cena karty bez DPH         27,89     213/23     211/1     
b) DPH 20 %         5,58   343/9     211/1     
14.   Odovzdanie mobilu s kartou zamestnancovi     
(spoločný telefón):         
a) mobil – neúčtuje sa (iba operatívna evidencia)         
b) karta         27,89     335/01     213/23     
15.   Podľa evidencie za september je zostávajúci     
kredit na karte vo výške 3,17 €         24,72     518/12     335/01     
16.   Dobitie karty v hotovosti:     
a) zvýšenie kreditu         13,95     335/01     211/1     
b) DPH 20 %         2,79     343/9     211/1     
17.   Strata mobilu (s kartou) v 11/2017 – podľa smernice:         
a) 299 (299 / 48*2 mesiace)         12,46     335/03     648/02     
b) DPH 20 %         2,49     335/04     343/19     
c) karta (3,17 + 13,95)         17,12     335/01     335/02