dnes je 3.7.2020

Input:

Tuzemská pracovná cesta

5.6.2020, , Zdroj: Verlag Dashöfer

4.7.4.1 Tuzemská pracovná cesta

Ing. Renáta Silná, PhD.; Ing. Ivana Glazelová; Ing. Jozef Pohlod

Pre zamestnancov v pracovnom pomere aj pre osoby činné na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru platí, že pracovná cesta (podľa § 2 ZCN) je čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty.

Pravidelné pracovisko podľa § 2 ods. 3 ZCN je miesto písomne dohodnuté so zamestnancom. Ak také miesto nie je dohodnuté, je pravidelným pracoviskom miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohodách o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. Ak ide o zamestnancov, ktorým častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, možno ako pravidelné pracovisko dohodnúť aj miesto pobytu. Ak má zamestnanec na základe dohody o vykonaní práce výkon práce v mieste mimo miesta pobytu, môže s ním zamestnávateľ v tejto dohode dohodnúť, že mu poskytne i pri ceste z miesta pobytu do miesta výkonu práce a späť náhrady ako pri pracovnej ceste.

Zamestnanec má dohodnuté miesto pravidelného pracoviska v Martine a trvalý pobyt v Turčianskych Tepliciach. Zamestnávateľ ho vyslal na pracovnú cestu do Ružomberka. Miesto nástupu a miesto ukončenia pracovnej cesty určil miesto pobytu. Ako spôsob dopravy bol určený autobus, ktorý ide z Turčianskych Teplíc cez Martin až do Ružomberka.

Otázkou je, či má daný zamestnanec nárok na cestovné náhrady z miesta pobytu alebo z miesta pravidelného pracoviska.

Ak zamestnávateľ určí zamestnancovi ako miesto nástupu miesto jeho bydliska, má zamestnanec nárok na úhradu cestovných výdavkov z miesta bydliska a späť. Tento nárok predstavuje možnosť, ktorú ukladá zákon o cestovných náhradách v bode „ďalšie podmienky pracovnej cesty“, ktoré dohodne zamestnávateľ so zamestnancom, pričom zamestnávateľ je povinný prihliadať na oprávnené záujmy zamestnanca.

2. V prípade spoločníkov, konateľov či členov družstva a ďalších osôb podľa § 1 ods. 2 ZCN je pracovná cesta aj cesta, ktorá trvá od nástupu osoby na cestu na plnenie činností pre ňu vyplývajúcich z osobitného postavenia vrátane výkonu činností do skončenia tejto cesty.

Konateľ cestuje z miesta bydliska v Českej republike do sídla spoločnosti v Slovenskej republike, kde vykonáva funkciu konateľa (nie zamestnanca v pracovnom pomere).

Tomuto konateľovi patria cestovné náhrady v celom rozsahu, t. j., od nástupu tohto konateľa na cestu na plnenie činností pre ňu vyplývajúcich z osobitného postavenia z Českej republiky vrátane výkonu činnosti funkcie konateľa na území Slovenskej republiky, do skončenia tejto cesty späť do Českej republiky.

Zákon o cestovných náhradách upravuje poskytovanie náhrad aj osobám, o ktorých to ustanovuje osobitný predpis, alebo ktoré sú vymenované či zvolené do orgánov právnickej osoby. U spoločníka s. r. o. sa ako osobitný predpis aplikuje zákon o dani z príjmov. Spoločník, ktorý vykonáva prácu pre spoločnosť, ale nemá uzavretý pracovnoprávny vzťah, sa podľa § 5 ods. 2 ZDPzákona o dani z príjmov považuje za zamestnanca. Podmienkou poskytovania cestovných náhrad je priama súvislosť medzi vykonanou cestou a činnosťou konateľa spoločnosti a nie miesto, kde sa táto činnosť vykonáva. Konateľ spoločnosti má nárok na cestovné náhrady, nehľadiac na to, v akom mieste tieto činnosti vykonáva.

Dôležitá skutočnosť pri vyúčtovaní cestovných náhrad je, že spoločník vykonáva činnosť v prospech spoločnosti. Nie je dôležité, kde spoločník nastupuje na pracovnú cestu a ani kde ju skončí.

Spoločník je v rámci zákona o dani z príjmov súčasťou § 5 ods. 1 písm. b) ZDP (závislá činnosť) a je vlastne považovaný za zamestnanca, patria aj jemu cestovné náhrady v rozsahu a aj výške podľa zákona o cestovných náhradách.

V tomto prípade nie je potrebné na účely poskytovania cestovných náhrad dohodnúť pravidelné pracovisko.

Náhrady pri pracovnej ceste

Zamestnancovi na pracovnej ceste vzniká podľa § 4 ods. 1 ZCN nárok na náhradu výdavkov za:

  • cestovné výdavky,

  • ubytovanie,

  • stravné,

  • potrebné vedľajšie výdavky a

  • preukázané cestovné výdavky za cesty na návštevu rodiny do miesta pobytu vopred dohodnutého so zamestnávateľom na území Slovenskej republiky, ak podľa určených podmienok pracovná cesta trvá viac ako sedem po sebe nasledujúcich kalendárnych dní, alebo ak sa so zamestnávateľom nedohodne inak.

Stravné

Stravné zamestnancovi začína plynúť od doby začiatku pracovnej cesty až do doby ukončenia pracovnej cesty. Suma stravného je ustanovená v závislosti od času trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni, pričom čas trvania pracovnej cesty je rozdelený na časové pásma:

a) 5 až 12 hodín,

b) nad 12 hodín až do 18 hodín,

c) nad 18 hodín.

Podľa zákona o cestovných náhradách je suma stravného pri pracovnej ceste v tuzemsku ustanovená v závislosti od času trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni, pričom základné sadzby stravného na rok 2020 sú ustanovené opatrením Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky č. 176/2019 Z. z. o sumách stravného, ktoré nadobudlo účinnosť od 1. 7. 2019, v nasledovnej výške:

Časové pásmo  Suma stravného  
5 až 12 hodín  5,10 €    
nad 12 hodín až do 18 hodín  7,60 €    
nad 18 hodín  11,60 €    

Pracovná cesta v trvaní menej ako 5 hodín

Zamestnanec bol vyslaný na pracovnú cestu, ktorá trvala menej ako 5 hodín a nebolo mu umožnené stravovať sa obvyklým spôsobom. Zamestnávateľ mu poskytol stravné vo výške, ktorá prináleží časovému pásmu 5 až 12 hodín.

Je poskytnuté stravné v súlade so zákonom o cestovných náhradách?

Podľa § 5 ods. 3 ZCN, ak zamestnávateľ vyslaním na pracovnú cestu, ktorá trvá menej ako 5 hodín, neumožní zamestnancovi stravovať sa zvyčajným spôsobom, môže mu poskytnúť stravné až do sumy stravného ustanovenej pre časové pásmo 5 až 12 hodín alebo zabezpečiť bezplatné stravovanie, takže uvedené stravné je v súlade so zákonom o cestovných náhradách.

Aká je daňová povinnosť pre zamestnávateľa a zamestnanca?

Pretože na túto náhradu nevzniká zo zákona o cestovných náhradách nárok, je táto náhrada u zamestnanca zdaniteľným príjmom. Zamestnávateľ ju v mesiaci poskytnutia pripočíta k hrubej mzde zamestnanca a zdaní.

Postup zamestnávateľa

Daňovými výdavkami, ktorých výšku limituje zákon o dani z príjmov, sú aj cestovné náhrady, súčasťou ktorých sú napr. aj výdavky na ubytovanie a stravné („diéty“). Daňovými výdavkami podľa § 19 ods. 2 písm. d) ZDP sú cestovné náhrady do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa osobitných predpisov, pričom zákon o dani z príjmov odkazuje napr. na zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách. Cestovné náhrady, ktoré poskytuje zamestnávateľ svojim zamestnancom nad rámec zákona o cestovných náhradách, sú v súlade s § 19 ods. 2 písm. c) ZDP pre zamestnávateľa daňovým výdavkom za predpokladu, že u zamestnanca predstavujú takéto plnenia zdaniteľný príjem podľa § 5 ods. 1 a ods. 3 písm. d) ZDP (t. j. zdanené zamestnancovi cez závislú činnosť) § 21 ods. 1 písm. e) ZDP, sú dohodnuté v kolektívnej zmluve, v internom predpise zamestnávateľa, v pracovnej alebo inej zmluve uzatvorenej medzi zamestnancom a zamestnávateľom podľa ustanovení Zákonníka práce.

Častá zmena pracoviska

Zamestnancovi, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z náplne práce (napr. vodič z povolania, inšpektor) a vykoná niekoľko pracovných ciest, pričom každá z nich trvá menej ako 5 hodín, sa čas trvania týchto pracovných ciest spočíta a zamestnancovi sa poskytne stravné za výsledný čas, ale len v prípade, ak ich celkový súčet je aspoň 5 hodín.

Viac pracovných ciest v rámci pracovnej zmeny a dvoch dní

Vodič z povolania má určenú pracovnú zmenu od 18:00 hod. do 6:00 hod. V rámci uvedenej zmeny vykonal dve pracovné cesty - v čase od 20:00 hod. do 22:30 hod. a od 1:30 hod. do 5:30 hod.

Má zamestnanec nárok na stravné, keď každá z pracovných ciest trvala menej ako 5 hodín?

Podľa § 5 ods. 4 písm. c) ZCN, ak zamestnanec, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, vykoná počas pracovnej zmeny v rámci dvoch kalendárnych dní viac pracovných ciest, z ktorých každá trvá menej ako 5 hodín, pričom celkový súčet trvania týchto pracovných ciest je 5 hodín a viac, patrí zamestnancovi stravné za celkový čas trvania týchto pracovných ciest.

Citované ustanovenie bolo do zákona doplnené od 1. januára 2009 novelou č. 475/2008 Z. z.

Pracovná cesta v rámci dvoch kalendárnych dní

Zamestnancovi začína pracovná cesta o 22:00 hod. v pondelok a končí o 04:00 hod. v utorok.

Má zamestnanec nárok na stravné, keď v ani jednom z kalendárnych dní nebol na pracovnej ceste viac ako 5 hodín?

Z uvedeného by logicky vyplynulo, že nemá nárok na stravné ani v pondelok a ani v utorok, avšak v tomto prípade sa zamestnancovi musia hodiny spočítať a vzniká mu nárok na stravné až do sumy stravného ustanovenej pre časové pásmo 5 až 12 hodín, t. j. 5,10 € .

Ak by zamestnancovi začala pracovná cesta o 16:30 hod. v pondelok s ukončením o 04:00 hod. v utorok, tak zamestnancovi prináleží stravné za pondelok vo výške 5,10 € . Za utorok nemá nárok na stravné, pretože neuplynulo aspoň 5 hodín.

Krátenie stravného

Zamestnancovi, ktorý má na pracovnej ceste zabezpečené stravovanie v celom rozsahu, zamestnávateľ stravné neposkytuje. Ak však má zabezpečené stravovanie čiastočne, stravné sa kráti, a to takto: za bezplatne poskytnuté raňajky o 25 %, za bezplatne poskytnutý obed o 40 % a za večeru o 35 % z ustanovenej sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín, t. j. z 11,60 € . Krátenie súm stravného sa zaokrúhľuje na eurocenty nahor, v prospech zamestnanca.

Krátenie stravného v prípade poskytnutých raňajok

Zamestnávateľ vyslal svojho zamestnanca na dvojdňovú pracovnú cestu, v rámci ubytovania v hoteli mu boli poskytnuté raňajky.

Je zamestnávateľ povinný krátiť stravné?

Ak má zamestnanec na pracovnej ceste v rámci ubytovacích služieb raňajky, podľa § 5 ods. 7 ZCN zamestnávateľ stravné kráti o 25 %. Krátenie sa vypočíta z ustanovenej sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín trvania tuzemskej pracovnej cesty.

Pre krátenie stravného platí všeobecná preukaznosť o poskytnutých raňajkách, nevyžaduje sa preukaznosť iba cez doklad o ubytovaní. Podľa § 5 ods. 9 ZCN preukázanie poskytnutých raňajok sa môže nahradiť vyhlásením zamestnanca vo vyúčtovaní náhrad.

Zamestnávateľ nemá povinnosť krátiť stravné v prípade, ak zamestnanec nemohol využiť poskytnuté raňajky z dôvodov, ktoré nezavinil (§ 5 ods. 8 ZCN).

Pri sumách stravného podľa opatrenia MPSVR SR č. 176/2019 Z. z. sa stravné, na ktoré má zamestnanec nárok v rámci kalendárneho dňa, bude krátiť v prípade zabezpečenia:

  • raňajok o 2,90 € (11,60 € x 25 %),

  • obeda o 4,64 € (11,60 € x 40 % a

  • večere o 3,06 € (11,60 € x 35 % €).

Je potrebné upozorniť na to, že sa nezaokrúhľuje vypočítaná nominálna (menovitá) miera krátenia, ale podľa § 5 ods. 10 ZCN sa zaokrúhľuje až vypočítané, určené stravné, a to na najbližší eurocent nahor. Týmto spôsobom sa zaokrúhľuje stravné za každý kalendárny deň samostatne, nezaokrúhľuje sa stravné za pracovnú cestu ako celok.

Postup:

Určené stravné = nárok na stravné pre dané časové pásmo v rámci kalendárneho dňa – vypočítaná miera krátenia za bezplatne zabezpečené jedlo (raňajky, obed, večera) bez zaokrúhlenia.

Vypočítaná miera krátenia sa nezaokrúhľuje. Zaokrúhľuje sa až vypočítané stravné, a to vždy na najbližší eurocent nahor.

Krátenie stravného v prípade čiastočne zabezpečeného bezplatného stravovania

Zamestnanec nastúpil na pracovnú cestu o 17:00 hod., ktorá skončila druhý deň o 16:00 hod. V druhý deň mal zamestnanec bezplatne zabezpečené raňajky a obed.

Ako zamestnávateľ vypočíta nárok na stravné za pracovnú cestu?

Zamestnanec má za prvý deň pracovnej cesty nárok na stravné pre časové pásmo 5 až 12 hodín vo výške 5,10 € . Za druhý deň pracovnej cesty má nárok na stravné pre časové pásmo 12 až 18 hodín vo výške 7,60 € , ale krátené o 25 % z dôvodu bezplatne poskytnutých raňajok a o ďalších 40 % z dôvodu zabezpečenia bezplatného obeda.

Krátenie sa vypočíta zo sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín, t. j. zo sumy 11,60 € takto: za bezplatne poskytnuté raňajky 2,90 € (10,30 × 25 %), za bezplatne poskytnutý obed 4,64 € (11,60 × 40 %), spolu krátenie 7,54 €. Nárok zamestnanca za druhý deň trvania pracovnej cesty je (7,60 € – 7,54 € = 0,06 € zaokrúhlene nahor 0,10 €).

Súbeh nárokov

Zamestnanec bol vyslaný na pracovnú cestu, ktorá trvala 6 hodín, po jej skončení sa vrátil na pravidelné pracovisko a odpracoval ešte 4,5 hodiny.

Má v tomto prípade zamestnanec nárok na stravné aj na stravný lístok?

V uvedenom prípade došlo k súbehu nárokov. Zamestnanec má nárok na stravné podľa § 5 ods. 1 písm. a) ZCN pre časové pásmo 5 až 12 hodín, pretože pracovná cesta trvala viac ako 5 hodín.

Podľa § 152 ods. 2 ZP nárok na poskytnutie stravy má zamestnanec, ktorý v rámci pracovnej zmeny vykonáva prácu viac ako 4 hodiny. Pretože pracovná zmena trvala viac ako 4 hodiny, má zamestnanec súčasne nárok na stravný lístok.

Prerušenie pracovnej cesty na návštevu rodiny

Zamestnanec bol vyslaný na pracovnú cestu s nástupom v utorok v 1. týždni, s návratom vo štvrtok v ďalšom týždni. Pracovná cesta trvala viac ako 7 po sebe nasledujúcich kalendárnych dní.

V tomto prípade bola splnená zákonná podmienka a zamestnanec má nárok na náhradu preukázaných cestovných výdavkov na návštevu jeho rodiny. Prerušenie pracovnej cesty bolo dohodnuté vopred so zamestnávateľom.

Zamestnanec bol vyslaný na pracovnú cestu s nástupom v stredu v 1. týždni, s návratom v pondelok v ďalšom týždni. Podmienka 7 po sebe nasledujúcich kalendárnych dní nebola splnená, a teda nevznikol nárok na náhradu výdavkov pri ceste domov.

V praxi to znamená, že zamestnanec nemusí byť najprv sedem dní na pracovnej ceste a až potom môže navštíviť rodinu. K reálnemu plneniu môže dôjsť aj napríklad po troch dňoch, ak pracovná cesta zamestnanca trvá dlhšie ako sedem po sebe nasledujúcich kalendárnych dní. Podmienka sedem dní je na posúdenie vzniku nároku na náhradu cestovných výdavkov.

Náhrady za používanie motorových vozidiel pri pracovných cestách

Ďalšou súčasťou vyúčtovania pracovnej cesty sú náhrady za používanie cestných motorových vozidiel.

Zamestnancovi, ktorý použije na pracovnej ceste motorové vozidlo iné ako cestné motorové vozidlo poskytnuté zamestnávateľom, patrí náhrada za:

  • každý jeden km jazdy („základná náhrada“) a

  • spotrebované pohonné látky.

Základné náhrady

Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny stanovilo sumu základnej náhrady, pričom od 1. 6. 2019 platí suma 0,193 € na každý kilometer. Základná náhrada sa zvýši o 15 %, ak sa k osobnému motorovému vozidlu pripojí príves. Ak je motorové vozidlo poskytnuté zamestnávateľom, nárok na náhradu zamestnancovi nevzniká.

Podobne je to aj pri použití jednostopového vozidla či trojkolky. Rozdiel je len v sume náhrady, ktorú ministerstvo vyčíslilo na 0,053 € za každý jeden kilometer. Suma náhrady pre autobusy a nákladné automobily je na dohode medzi zamestnancom a zamestnávateľom.

Spotreba PHM

Ďalšou dôležitou súčasťou náhrad sú náhrady za spotrebované pohonné látky. Vychádza sa zo spotreby pohonných látok uvedenej v technickom preukaze cestného motorového vozidla alebo v osvedčení o evidencii cestného motorového vozidla. Náhrada za spotrebované pohonné látky prináleží zamestnancovi podľa cien pohonných látok, ktoré prepočítame podľa spotreby.

Zamestnanec predloží zamestnávateľovi doklad o kúpe pohonnej látky, z ktorého je zrejmá súvislosť s pracovnou cestou. Na základe tohto dokladu sa preukazuje cena pohonnej látky. Ak má zamestnanec viacero dokladov o kúpe, vypočíta sa aritmetický priemer daných cien. Ak zamestnanec nepreukáže cenu pohonnej látky dokladom o kúpe, na výpočet sa použije cena pohonnej látky zistená Štatistickým úradom SR, ktorá platila v čase začatia pracovnej cesty.

Pre vyúčtovanie cestovných náhrad existuje ešte možnosť využiť § 7 ods. 10 ZCN, kedy sa zamestnávateľ písomne dohodne so zamestnancom na tom, že náhrady za použitie motorového vozidla mu budú poskytnuté v sume zodpovedajúcej cene cestovného lístka verejnej dopravy, čo však musí byť uvedené aj vo vnútornom predpise (napríklad: Náhrada za cenu cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy sa určí vo výške ceny cestovného lístka 2. triedy rýchlika. Cena cestovného lístka 2. triedy rýchlika sa určí podľa aktuálneho cenníka cestovného uvedeného v Prepravnom poriadku Železničnej spoločnosti Slovensko, a. s.). Avšak, ak v súlade s § 7 ods. 1 ZCN zamestnanec použije cestné motorové vozidlo na žiadosť zamestnávateľa, § 7 ods. 10 ZCN sa nepoužije.

Výpočet náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách

Zamestnanec použije pri pracovnej ceste vlastné osobné motorové vozidlo. Spotreba pohonnej látky uvedená v technickom preukaze je 7 l/100 km. S autom prejde cestu dlhú 51 km a predloží zamestnávateľovi doklad o zakúpení pohonnej hmoty s dátumom, ktorý korešponduje s dátumom konania pracovnej cesty.

Postup výpočtu:

1. najprv sa vypočíta základná náhrada, t. j. počet km × náhrada za 1 km, 51 km × 0,193 = 9,65 € (táto suma sa zaokrúhli na 2 desatinné miesta nahor t. j.