Skenovať alebo archivovať? Ako správne digitalizovať účtovné doklady a kedy zaniká povinnosť uchovávať papier

1.1246 Skenovať alebo archivovať? Ako správne digitalizovať účtovné doklady a kedy zaniká povinnosť uchovávať papier

JUDr. Jakub Pavčík

V čase, keď väčšina podnikateľov komunikuje cez e-mail, prijíma faktúry v PDF a podpisuje zmluvy elektronicky, sa čoraz častejšie pýtame: musím stále všetko tlačiť a odkladať do šanónu? Odpoveď znie – nie vždy, ale len vtedy, ak dodržíte pravidlá digitálnej archivácie. Mnohé firmy totiž robia zásadnú chybu: myslia si, že naskenovaný doklad automaticky nahrádza originál, no v skutočnosti nemá žiadnu dôkaznú silu, ak nie je správne spracovaný.

Čo hovorí zákon?

Zákon o účtovníctve (č. 431/2002 Z. z.) v § 32 umožňuje, aby účtovný záznam bol vedený aj v elektronickej podobe, ak sú dodržané podmienky:

• autenticita pôvodu,

• neporušenosť obsahu,

• čitateľnosť počas celej lehoty archivácie.

Tieto…