dnes je 5.4.2020
Input:

Smernica o poskytovaní cestovných náhrad

17.2.2020, , Zdroj: Verlag Dashöfer

2.2.24.1 Smernica o poskytovaní cestovných náhrad

Ing. Mária Vépyová, PhD.; Ing. Zuzana Hrušovská, Baker Tilly Slovakia; korektúra: Ing. Monika Ziškayová, Ing. Jozef Pohlod

Smernica

Stiahnuť dokument

Názov účtovnej jednotky
(adresa, IČO)
 
 
Názov vnútropodnikovej smernice Poskytovanie cestovných náhrad 
Prílohy  
Číslo smernice  
Rozsah platnosti  
Za správnosť smernice zodpovedá  
Za dodržiavanie smernice zodpovedá  
Platnosť smernice pre obdobie  
Schválil  

Článok I

Právna úprava

Zákon NR SR č. 283/2002 Z. z. zo 16. mája 2002 o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov.

Zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu patrí:

  1. náhrada preukázaných cestovných výdavkov,
  2. náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie,
  3. stravné,
  4. náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov,
  5. náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu jeho rodiny do miesta pobytu alebo medzi zamestnávateľom a zamestnancom vopred dohodnutého miesta pobytu rodiny na území Slovenskej republiky, ak podľa určených podmienok pracovná cesta trvá viac ako sedem po sebe nasledujúcich kalendárnych dní, a to každý týždeň, ak nie je v kolektívnej zmluve, prípadne v pracovnej zmluve alebo v inej písomnej dohode so zamestnancom dohodnutá táto náhrada za dlhší čas, najdlhšie však za jeden mesiac.

Článok II

Stravné

Zamestnancovi patrí stravné za každý kalendárny deň pracovnej cesty za podmienok stanovených zákonom č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách (ďalej len „zákon”). Suma stravného je ustanovená v závislosti od času trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni, pričom čas trvania pracovnej cesty je rozdelený na časové pásma:

  1. 5 – 12 hodín,
  2. 12 – 18 hodín,
  3. nad 18 hodín.

Sumu stravného pre jednotlivé časové pásma ustanoví opatrenie Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky (ďalej len „MPSVR SR”).

Dňa 1. 7. 2019 nadobudlo účinnosť opatrenie MPSVR SR č. 179/2019 Z. z., ktorým sa upravili náhrady za stravné na tuzemských pracovných cestách:

Časové pásmo Trvanie tuzemskej pracovnej cesty (v hod.) Suma stravného (v eur) 
1. časové pásmo  5 - 12  5,10  
2. časové pásmo  12 – 18  7,60  
3. časové pásmo  18 a viac  11,60  

Ak zamestnávateľ vyslaním na pracovnú cestu, ktorá trvá menej ako 5 hodín, neumožní zamestnancovi stravovať sa zvyčajným spôsobom, môže mu poskytnúť stravné až do sumy stravného ustanovenej pre časové pásmo 5 až 12 hodín alebo zabezpečiť bezplatné stravovanie.

Ak zamestnanec, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, vykoná počas:

  1. kalendárneho dňa viac pracovných ciest, z ktorých každá trvá menej ako 5 hodín, pričom celkový súčet trvania týchto pracovných ciest je 5 hodín a viac, patrí zamestnancovi stravné za celkový čas trvania týchto pracovných ciest,
  2. dvoch kalendárnych dní pracovnú cestu, ktorá trvá v každom kalendárnom dni menej ako 5 hodín a ktorá celkovo trvá najmenej 5 hodín, patrí zamestnancovi stravné v sume ustanovenej pre časové pásmo 5 až 12 hodín,
  3. jednej pracovnej zmeny v rámci dvoch kalendárnych dní viac pracovných ciest, z ktorých každá trvá menej ako 5 hodín, pričom celkový súčet trvania týchto pracovných ciest je 5 hodín a viac, patrí zamestnancovi stravné za celkový čas trvania týchto pracovných ciest.

So zamestnancom, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, možno v pracovnej zmluve alebo dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnúť odchylne od tohto zákona podmienky na poskytovanie stravného, ako aj nižšie sumy stravného, najviac však o 5% z ustanovenej sumy stravného; suma stravného sa zaokrúhli na najbližší eurocent nahor.

Ak má zamestnanec na pracovnej ceste preukázane zabezpečené bezplatné stravovanie v celom rozsahu, zamestnávateľ mu stravné neposkytuje. Ak má zamestnanec na pracovnej ceste preukázane zabezpečené bezplatné stravovanie čiastočne, náhrada za stravné sa kráti o:

  • 25 % za bezplatne poskytnuté raňajky,

  • 40 % za bezplatne poskytnutý obed a

  • 35 % za bezplatne poskytnutú večeru

z ustanovenej sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín alebo z najvyššej dohodnutej sumy stravného podľa § 5 ods. 5 zákona.

Ak je pri pracovnej ceste v účtovnom doklade preukázané poskytnutie raňajok, zamestnávateľ stravné kráti podľa § 5 ods. 1, 2 alebo 5 spôsobom podľa § 5 ods. 6 zákona. Preukázanie zabezpečeného jedla podľa § 5 ods. 6 alebo poskytnutých raňajok podľa § 5 ods. 7 zákona sa môže nahradiť vyhlásením zamestnanca vo vyúčtovaní náhrad.

Po dobu prerušenia pracovnej cesty z dôvodu návštevy rodiny zamestnanca alebo po dobu dohodnutého prerušenia pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca, stravné zamestnancovi nepatrí (bližšie: § 4 ods.1 písm. e) alebo § 3 ods. 2 zákona o CN).

Článok III

Náhrady pri dočasnom pridelení, pri vyslaní do štátu EÚ a pri vzniku pracovného pomeru

Zamestnávateľ môže počas dočasného pridelenia poskytnúť zamestnancovi náhrady najviac v rozsahu a do výšky ako pri pracovnej ceste. Ak je zamestnanec vyslaný do členského štátu EÚ, patria mu náhrady v rozsahu a vo výške ako pri zahraničnej pracovnej ceste. Zamestnávateľ môže pri vzniku pracovného pomeru poskytovať náhrady zamestnancovi najviac v rozsahu a do výške ako pri pracovnej ceste. O poskytovaní náhrad môže zamestnávateľ rozhodnúť najneskôr do 90 kalendárnych dní od vzniku pracovného pomeru.

Článok IV

Náhrady pri ceste v súvislosti s mimoriadnym výkonom práce mimo rozvrhu pracovných ciest

Zamestnancovi patrí za cesty vykonané v súvislosti s mimoriadnym výkonom práce mimo rozvrhu pracovných zmien do miesta pravidelného pracoviska na príkaz zamestnávateľa alebo s jeho súhlasom a späť náhrada preukázaných cestovných výdavkov.

Článok V

Náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách

Ak sa zamestnanec písomne dohodne so zamestnávateľom, že na pracovnú cestu použije cestné motorové vozidlo, okrem cestného motorového vozidla poskytnutého zamestnávateľom, patrí zamestnancovi základná náhrada za každý 1 km jazdy (ďalej len „základná náhrada”) a náhrada za spotrebované pohonné látky. Dohoda o použití motorového vozidla zamestnanca musí byť písomná, podpísaná poverujúcim vedúcim:

  • najneskôr 1 deň pred nástupom na pracovnú cestu (ak ide o plánovanú pracovnú cestu),

  • najneskôr v deň začatia pracovnej cesty (pri náhlej pracovnej ceste),

  • pri častých pracovných cestách (členov manažmentu, dozornej rady a pod.) sa písomná dohoda uzatvára na obdobie 1 mesiaca a podpíšu ju najmenej 2 predstavitelia spoločnosti.

Sumu základnej náhrady jednostopové vozidlá, trojkolky pre osobné cestné motorové vozidlá ustanoví Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky (ďalej len „MPSVR SR”) opatrením. Sumu základnej náhrady pre nákladné automobily, autobusy a traktory dohodne zamestnávateľ so zamestnancom.

Od 1. 6. 2019 platí Opatrenie č. 143/2019 Z. z. o sumách základnej náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách v nasledovnej výške:

Vozidlo Náhrada za každý kilometer (od 1. 6. 2019) 
Jednostopové a trojkolky  0,053 €  
Osobné cestné motorové vozidlo  0,193 €  

Náhrada za spotrebované pohonné látky patrí zamestnancovi podľa cien pohonných látok prepočítaných podľa spotreby pohonných látok uvedenej v technickom preukaze cestného motorového vozidla alebo v osvedčení o evidencii cestného motorového vozidla.

Cenu pohonnej látky preukazuje zamestnanec dokladom o kúpe pohonnej látky, z ktorého je zrejmá súvislosť s pracovnou cestou. Ak zamestnanec preukazuje cenu pohonnej látky viacerými dokladmi o kúpe, cena pohonnej látky sa môže vypočítať aritmetickým priemerom preukázaných cien. Ak zamestnanec nepreukáže cenu pohonnej látky dokladom o kúpe, na výpočet sa použije cena pohonnej látky, ktorá platila v čase nástupu na pracovnú cestu zistená Štatistickým úradom SR.

Spotreba podľa technického preukazu sa použije takto:

  1. ak je v technickom preukaze uvedená spotreba len podľa príslušnej slovenskej technickej normy, na výpočet sa použije spotreba podľa tejto normy; pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa spotreba určená podľa slovenskej technickej normy zvýši o 40 %,
  2. ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa slovenskej technickej normy aj predpisu Európskej hospodárskej komisie alebo len podľa predpisu Európskej hospodárskej komisie, na výpočet sa použije spotreba podľa predpisu Európskej hospodárskej komisie vypočítaná aritmetickým priemerom; pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa použije spotreba určená na jazdu v meste,
  3. ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa osobitného predpisu v členení na mestský cyklus, mimomestský cyklus a kombinovaný cyklus, na výpočet sa použije spotreba zodpovedajúca príslušnému cyklu premávky alebo kombinácii jednotlivých cyklov premávky, odvodených od konkrétneho režimu jazdy cestného motorového vozidla,
  4. ak je v technickom preukaze cestného motorového vozidla uvedená spotreba podľa osobitného predpisu bez členenia na cykly, na výpočet sa použije spotreba podľa tohto osobitného predpisu; pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa spotreba zvýši o 20 %.

Ak technický preukaz vlastného motorového vozidla zamestnanca údaje o spotrebe neobsahuje, na výpočet sa použije spotreba podľa technického preukazu cestného motorového vozidla rovnakého typu, s rovnakým objemom valcov motora a s rovnakým druhom pohonnej látky.

Výsledná suma základnej náhrady a výsledná suma náhrady za spotrebované pohonné látky sa zaokrúhľuje na najbližší eurocent nahor.

Zamestnávateľ môže so zamestnancom písomne dohodnúť poskytovanie náhrady za použitie cestného motorového vozidla v sume zodpovedajúcej cene cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy (podľa § 7 ods. 10 zákona o CN).

Článok VI

Náhrady pri zahraničných pracovných cestách

Na poskytovanie náhrad pri zahraničných pracovných cestách vrátane iných náhrad a vyšších náhrad sa vzťahujú ustanovenia § 3 až § 9 zákona, ak tento zákon neustanovuje inak.

Článok VII

Komerčné poistenie

Zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste patrí náhrada preukázaných výdavkov za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraniční. Táto náhrada zamestnancovi nepatrí, ak ho takto poistil zamestnávateľ. Zamestnávateľ môže takisto poskytnúť zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste náhradu preukázaných výdavkov aj na iné druhy poistenia.

Článok VIII

Náhrada výdavkov za povinné očkovanie a odporúčané očkovanie

Zamestnancovi, ktorý je vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu do tropických oblastí alebo do inak zdravotne obťažných oblastí, patrí náhrada preukázaných výdavkov za povinné očkovanie a za očkovanie odporúčané Svetovou zdravotníckou organizáciou alebo Úradom verejného zdravotníctva. Náhrada za očkovanie bude zamestnancovi preplatená v hotovosti do 10 dní po predložení dokladu o jeho úhrade.


Alternatívnym riešením môže byť, že zamestnávateľ priamo uhrádza toto očkovanie po dohode s lekárom.

Článok IX

Náhrada výdavkov za cesty na návštevu rodiny

Zamestnanec vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu v trvaní .......... (napr. dlhšie ako 4 týždne), má nárok na náhradu dohodnutých výdavkov v súvislosti s návštevou rodiny v mieste jej pobytu alebo dohodnutom mieste pobytu rodiny na území SR. V čase odporúčania na zahraničnú pracovnú cestu zamestnanec písomne uvedie čas návštevy rodiny (resp. frekvenciu návštev). Pri návšteve rodiny na území SR sa zamestnancovi priznáva náhrada výdavkov v rozsahu, do výšky a za podmienok ako pri zahraničnej pracovnej ceste. V prípade, že zamestnanec nepotvrdí písomnou formou návštevu rodiny, náhrady výdavkov mu neprislúchajú.

Článok X

Stravné na zahraničnej pracovnej ceste

Pri zahraničnej pracovnej ceste zamestnancovi patrí za každý kalendárny deň zahraničnej pracovnej cesty za podmienok ustanovených týmto zákonom stravné v eurách alebo v cudzej mene. Stravné je ustanovené v závislosti od času trvania zahraničnej pracovnej cesty mimo územia SR v kalendárnom dni, pričom čas trvania zahraničnej pracovnej cesty mimo územia SR je rozdelený na časové pásma:

  1. do 6 hodín vrátane,
  2. 6 – 12 hodín,
  3. nad 12 hodín.

Základné sumy stravného v eurách alebo v cudzej mene pre jednotlivé časové pásma ustanoví opatrenie MPSVR SR pre jednotlivé krajiny.

Ak zahraničná pracovná cesta mimo územia SR trvá v kalendárnom dni:

  1. do 6 hodín vrátane, patrí zamestnancovi stravné vo výške 25% zo základnej sadzby stravného,
  2. nad 6 hodín až 12 hodín, patrí zamestnancovi stravné vo výške 50% zo základnej sadzby stravného,
  3. nad 12 hodín, patrí zamestnancovi stravné v sume základnej sadzby stravného.

Stravné v eurách alebo v cudzej mene za kalendárny deň poskytne zamestnávateľ zamestnancovi v mene a vo výške stravného ustanoveného pre krajinu, v ktorej zamestnanec strávi v kalendárnom dni najviac hodín. Ak zamestnanec strávi v kalendárnom dni rovnaký počet hodín vo viacerých krajinách, zamestnávateľ poskytne stravné v eurách alebo v cudzej mene, ktoré je pre zamestnanca výhodnejšie. V prípade leteckého spôsobu dopravy sa za rozhodujúci čas pre posúdenie času stráveného v jednotlivých krajinách považuje čas odletu lietadla podľa letového poriadku.

Ak má zamestnanec na zahraničnej pracovnej ceste preukázane zabezpečené bezplatné stravovanie čiastočne, náhrada za stravné sa kráti o:

  • 25 % za bezplatne poskytnuté raňajky,

  • 40 % za bezplatne poskytnutý obed a

  • 35 % za bezplatne poskytnutú večeru

z ustanovenej sumy stravného pre časové pásmo nad 12 hodín alebo z najvyššej dohodnutej sumy stravného podľa Článku II tejto smernice.

Po dobu prerušenia pracovnej cesty z dôvodu návštevy rodiny zamestnanca alebo podobu dohodnutého prerušenia pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca, stravné v eurách alebo v cudzej mene zamestnancovi nepatrí (bližšie: § 12 alebo § 3 ods. 2 zákona o CN).

Článok XI

Vreckové

Zamestnancovi môže zamestnávateľ poskytnúť pri zahraničnej pracovnej ceste popri náhrade preukázaných potrebných vedľajších výdavkov (podľa § 4 ods. 1 písm. d) zákona o CN) vreckové v eurách alebo v cudzej mene vo výške do 40% stravného ustanoveného podľa § 13 ods. 4 a 5 (s výnimkou uvedenou v článku VI. bod 5/ tejto smernice). Po dobu prerušenia zahraničnej pracovnej cesty z dôvodu návštevy rodiny alebo po dobu dohodnutého prerušenia zahraničnej pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca vreckové v eurách alebo v cudzej mene zamestnancovi nepatrí.


V zmysle zákona o dani z príjmov § 19 ods.2 písm. d) ZDP sú daňovými výdavkami cestovné náhrady do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa osobitných predpisov a vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste poskytované podľa osobitného predpisu (z. o CN); na toto znenie zákona sa viaže znenie § 5 ZDP – Príjmy zo závislej činnosti, ods. 5, podľa ktorého predmetom zdaňovania je vreckové poskytované na zahraničných pracovných cestách, poskytovaného zamestnávateľom.

Článok XII

Náhrada výdavkov za pohonné látky

Pri poskytovaní náhrad za používanie cestných motorových vozidiel patrí zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste v členskom štáte eurozóny alebo v treťom štáte, ktorý zaviedol euro na základe menovej dohody uzavretej s Európskym spoločenstvom podľa osobitných predpisov náhrada za spotrebované pohonné látky v cudzej mene za kilometre prejazdené mimo územia Slovenskej republiky prípadne aj za kilometre alebo ich časť prejazdené na území Slovenskej republiky od času prechodu slovenskej štátnej hranice do miesta skončenia zahraničnej pracovnej cesty, a to na základe preukázanej ceny pohonnej látky dokladom o kúpe mimo územia Slovenskej republiky; pri viacerých dokladoch o kúpe PHL sa cena PHL môže vypočítať aritmetickým priemerom preukázaných cien; v prípade, že zamestnanec nevie preukázať cenu PHL, na výpočet sa použije cena PHL v eurách, ktorá platila v čase nástupu na zahraničnú pracovnú cestu v členskom štáte eurozóny alebo v treťom štáte alebo cena PHL v eurách, ktorá platila v čase nástupu na zahraničnú pracovnú cestu v Slovenskej republike zistená štatistickým úradom.

Pri poskytovaní náhrad za používanie cestných motorových vozidiel patrí zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste v štáte, ktorý nie je členským štátom eurozóny alebo tretím štátom, náhrada za spotrebované pohonné látky v cudzej mene za kilometre prejazdené mimo územia Slovenskej republiky, prípadne aj za kilometre alebo ich časť prejazdené na území Slovenskej republiky od času prechodu slovenskej štátnej hranice do miesta skončenia zahraničnej pracovnej cesty, a to na základe preukázanej ceny pohonnej látky dokladom o kúpe mimo územia Slovenskej republiky; ak zamestnanec preukazuje cenu pohonnej látky v rovnakej cudzej mene viacerými dokladmi o kúpe, cena pohonnej látky sa môže vypočítať aritmetickým priemerom preukázaných cien. Ak zamestnanec nepreukáže cenu pohonnej látky v cudzej mene dokladom o kúpe mimo územia Slovenskej republiky, na výpočet sa použije cena pohonnej látky v cudzej mene, ktorá platila v čase nástupu na zahraničnú pracovnú cestu v štáte, ktorý nie je členským štátom eurozóny alebo tretím štátom, alebo cena pohonnej látky v eurách, ktorá platila v čase nástupu na zahraničnú pracovnú cestu v Slovenskej republike zistená štatistickým úradom.

Článok XIII

Vylúčenie súbehu náhrad

Pri zahraničnej pracovnej ceste patrí zamestnancovi za čas pracovnej cesty na území SR stravné v eurách v rozsahu a za podmienok ustanovených v § 5 zákona; ak zamestnávateľ neumožní zamestnancovi stravovať sa zvyčajným spôsobom, môže mu poskytnúť stravné až do sumy stravného pre časové pásmo 5 až 12 hodín alebo mu zabezpečiť bezplatné stravovanie.

Pri zahraničnej pracovnej ceste, ktorá sa začína a končí na území SR, je na vznik nároku na náhrady poskytované v eurách alebo v cudzej mene rozhodujúci čas prechodu slovenskej štátnej hranice, odlet a prílet lietadla podľa letového poriadku alebo príchod a odchod lode z prístavu, v ktorom sa vykonáva vstupná a výstupná hraničná kontrola.

Článok XIV

Zahraničné pracovné cesty vykonávané na základe dohôd o vzájomnej výmene zamestnancov

V dohode o vzájomnej výmene zamestnancov môže zamestnávateľ, ktorý zamestnanca vysiela, so zamestnávateľom, ku ktorému je zamestnanec vysielaný, dohodnúť poskytovanie bezplatného ubytovania, stravného alebo bezplatného stravovania, vreckového a náhrady cestovných výdavkov za cesty súvisiace s výkonom práce.

Cestovné výdavky za cesty zo sídla zamestnávateľa, ktorý zamestnanca vysiela na pracovnú cestu, do sídla zamestnávateľa v zahraničí a späť, náhradu preukázaných výdavkov za komerčné poistenie v zahraniční, náhradu preukázaných výdavkov za povinné očkovanie a odporúčané očkovanie a náhradu výdavkov za cesty na návštevu rodiny uhrádza vysielajúci zamestnávateľ, ak sa nedohodnú inak.

Slovenskému zamestnancovi vyslanému do zahraničia patrí stravné v cudzej mene. Zahraničnému zamestnancovi vyslanému do SR patrí za každý kalendárny deň stravné v sume trojnásobku sumy stravného ustanoveného pre pracovné cesty na území SR v časovom pásme nad 18 hodín a vreckové vo výške od 5% do 40 % ustanoveného stravného.

Článok XV

Náhrady pri výkone práce v zahraničí zamestnancovi,